IOWISZ okiem praktyka – co pokazuje doświadczenie, a czego nie widać w instrukcji
IOWISZ – jak potocznie określa się proces związany z uzyskaniem opinii o celowości inwestycji – często pojawia się w kontekście konkursów i programów umożliwiających pozyskanie środków na inwestycje w ochronie zdrowia. Może to prowadzić do błędnego przekonania, że opinia o celowości inwestycji (OCI) jest dokumentem wymaganym przede wszystkim przy ubieganiu się o dofinansowanie. Obowiązek jej uzyskania wynika z przepisów dotyczących inwestycji w sektorze zdrowia i należy rozpatrywać go przede wszystkim z perspektywy samego planowanego przedsięwzięcia oraz podmiotu medycznego, który zamierza je realizować.
Zgodnie z ustawą o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych obowiązek wystąpienia o OCI dotyczy m.in. określonych inwestycji związanych z wykonywaniem działalności leczniczej, których wartość kosztorysowa na dzień złożenia wniosku przekracza 2 mln zł. Przepisy obejmują również m.in. utworzenie nowego podmiotu leczniczego oraz nowych jednostek lub komórek organizacyjnych zakładu leczniczego, przewidując jednocześnie określone wyjątki od obowiązku uzyskania opinii. Opinia o celowości inwestycji jest wydawana dla konkretnego przedsięwzięcia a nie podmiotu – to również często pomijana kwestia, dlatego wniosek powinien odnosić się do określonego zakresu rzeczowego, miejsca i okresu realizacji, źródeł finansowania oraz kosztów inwestycji.
W Lech Consulting przygotowywaliśmy blisko 40 wniosków związanych z uzyskaniem opinii o celowości inwestycji dla przedsięwzięć o różnym charakterze – od zakupu specjalistycznej aparatury medycznej po bardziej złożone inwestycje infrastrukturalne. Praca nad różnymi typami projektów pozwoliła nam poznać zarówno praktyczne aspekty przygotowania wniosku w systemie IOWISZ, jak i jego powiązanie z dokumentacją aplikacyjną w przypadku inwestycji ubiegających się o dofinansowanie. Poniżej zebraliśmy kwestie, które z naszego doświadczenia mają szczególne znaczenie w praktyce.
Poznaj nasze doświadczenie w projektach ochrony zdrowia - TUTAJ
IOWISZ zaczyna się przed zalogowaniem do systemu
Wniosek o wydanie opinii o celowości inwestycji (OCI), przygotowywany w systemie IOWISZ, może na pierwszy rzut oka wydawać się przede wszystkim formularzem wymagającym udzielenia odpowiedzi na kolejne kryteria. W praktyce najważniejsza część pracy zaczyna się jednak wcześniej. Trzeba dobrze poznać inwestycję, zebrać odpowiednie dane, właściwie określić jej charakter, a następnie przełożyć jej zakres na sposób oceny przewidziany w IOWISZ.
Jednym z częstszych błędów jest rozpoczynanie pracy nad IOWISZ od otwarcia formularza i próby odpowiadania kolejno na jego pytania. Tymczasem dobrze przygotowany wniosek zaczyna się od zgromadzenia materiału pozwalającego uzasadnić oraz zdefiniować zakres planowanej inwestycji.
Zakres potrzebnych informacji zależy oczywiście od charakteru przedsięwzięcia. Będą to dane historyczne - statystyki dotyczące liczby udzielonych świadczeń, liczby pacjentów, wykorzystania istniejącej aparatury czy czasu oczekiwania na świadczenie. W przypadku inwestycji budowlanych istotne znaczenie ma dobrze określony zakres robót, najlepiej znajdujący odzwierciedlenie w programie funkcjonalno-użytkowym czy projekcie budowlanym. W przypadku inwestycji o charakterze zakupowym konieczne jest precyzyjne określenie planowanego wyposażenia i jego podstawowych parametrów.
To jednak nie wszystko. Należy też przygotować prognozy pokazujące oczekiwane efekty inwestycji – czyli przełożenie inwestycji na dane liczbowe: czy i o ile zmniejszą się koszty opieki zdrowotnej, skróci się czas udzielania świadczenia opieki zdrowotnej czy czas oczekiwania na nie.
Pierwsza ważna decyzja: jaki charakter ma inwestycja?
Jedną z pierwszych kwestii wymagających rozstrzygnięcia jest ustalenie czy inwestycja skutkuje zmianą zakresu udzielanych świadczeń opieki zdrowotnej. Od tej kwalifikacji zależy formularz, na którym przygotowywany jest wniosek, a w konsekwencji zakres kryteriów podlegających ocenie i minimalna liczba punktów wymagana dla pozytywnej OCI.
W teorii rozróżnienie wydaje się czytelne. W praktyce nie zawsze jest jednoznaczne, jaki zakres inwestycji powoduje, że organ uzna ją za wpływającą na zmianę zakresu udzielanych świadczeń.
Z naszych doświadczeń w przygotowywaniu wniosków ocenianych zarówno przez właściwych terytorialnie wojewodów, jak i przez Ministerstwo Zdrowia wynika, że sposób interpretacji wpływu inwestycji na zakres udzielanych świadczeń może się różnić. Przykładem takiej sytuacji jest zakup dodatkowych łóżek szpitalnych, który w niektórych przypadkach nie był uznawany za powodujący zmianę zakresu udzielanych świadczeń.
Spotykaliśmy się także z różnym podejściem do wypełnienia części zakupowej wniosku – w niektórych przypadkach w tym miejscu nie wpisuje się wyrobów medycznych, których koszt jednostkowy nie przekracza 10 tys. zł. Spotkaliśmy się również z oczekiwaniem, aby wyroby niemedyczne, których koszt ujęto w grupie kosztowej „wyposażenie”, wykazać w dodatkowym załączniku do wniosku.
Jeden formularz, bardzo różne inwestycje
Formularz IOWISZ jest taki sam, niezależnie od specyfiki inwestycji. Niezależnie od tego, czy dotyczy ona zakupu wysokospecjalistycznej aparatury medycznej, która wprowadzi nowe możliwości diagnostyczne, czy polega wyłącznie na remoncie pomieszczeń lub modernizacji infrastruktury technicznej, przygotowując wniosek należy odpowiedzieć na ten sam zestaw kryteriów. Nie każde kryterium będzie miało równie oczywisty związek z każdą inwestycją. Zadaniem osoby przygotowującej wniosek jest więc nie mechaniczne dopasowanie odpowiedzi, ale rozpoznanie rzeczywistego wpływu planowanych działań na funkcjonowanie podmiotu leczniczego.
Przy zakupie nowoczesnej aparatury stosunkowo łatwo wykazać wpływ na dostępność diagnostyki czy zakres możliwych do wykonania badań. Znacznie mniej bezpośredni może być wpływ modernizacji sieci wodociągowej, magazynu czy systemu dystrybucji posiłków. Nie oznacza to jednak, że takiego wpływu nie ma. Nie chodzi przy tym o szukanie związku z kryterium za wszelką cenę, ale o pokazanie rzeczywistego wpływu inwestycji, który przy projektach infrastrukturalnych często jest po prostu mniej bezpośredni.
Czy 500 znaków wystarczy, aby uzasadnić spełnienie kryterium?
Formularz wniosku jest tak skonstruowany, że na opis odpowiedzi dotyczącej pojedynczego kryterium przewidziano jedynie 500 znaków. W przypadku części z pytań jest to liczba wystarczająca, trudno jednak w 500 znakach rzetelnie uzasadnić zgodność inwestycji z Mapą Potrzeb Zdrowotnych, właściwym planem transformacji czy przedstawić bardziej złożony wpływ inwestycji na funkcjonowanie podmiotu. Dlatego odpowiedź zamieszczona bezpośrednio w formularzu jest często jedynie skrótem argumentacji, która zostaje rozwinięta w dodatkowym załączniku.
Do pojedynczego kryterium można dołączyć dodatkowe dokumenty - z naszych doświadczeń wynika, że w przypadku bardziej złożonych inwestycji czy ww. kryteriów takie rozwinięcie bywa oczekiwane przez oceniających. Załączenie dodatkowego wyjaśnienia do kryterium jest celowe tam, gdzie rzeczywiście wnosi dodatkowe dane, pozwala szerzej uzasadnić przyznaną sobie punktację albo pokazać zgodność inwestycji z dokumentami strategicznymi. Szersze uzasadnienie danego kryterium ma szczególne znaczenie przy inwestycjach, które nie są związane bezpośrednio z działalnością medyczną, a więc np. infrastruktura techniczna, działania z zakresu informatyzacji placówki itp.
Nie wystarczy stwierdzić wpływu – trzeba go wykazać
Jednym z ważniejszych elementów przygotowania wniosku jest przełożenie zakresu inwestycji na konkretne efekty. Samo wskazanie, że inwestycja poprawi dostępność świadczeń, skróci czas oczekiwania albo poprawi jakość opieki, jest niewystarczające, jeżeli z opisu nie wynika, w jaki sposób ma się to wydarzyć.
Jeżeli inwestycja ma zwiększyć dostępność świadczeń, warto pokazać mechanizm tej zmiany. Czy nowe urządzenie pozwoli wykonywać więcej badań? Czy skróci czas pojedynczego badania? Czy zastąpi sprzęt powodujący przestoje? Czy zwiększy liczbę dostępnych stanowisk? A może umożliwi wykonanie świadczeń, które dotychczas wymagały kierowania pacjentów do innego podmiotu?
Podobnie należy podchodzić do pozostałych deklarowanych efektów. IOWISZ jest więc w dużej mierze procesem wykazywania związku pomiędzy zakresem inwestycji a jej efektem. Im bardziej konkretny i możliwy do potwierdzenia jest ten związek, tym bardziej przekonująca staje się argumentacja.
Wszystkie kryteria są ważne, ale nie wszystkie ważą tyle samo
Przygotowując wniosek o OCI, należy mieć na względzie, że poszczególne kryteria mają różną wagę punktową. Oznacza to, że udzielenie pozytywnych odpowiedzi na większość kryteriów i uzyskanie z nich wysokiej punktacji nie daje gwarancji, że wniosek uzyska wymaganą minimalną liczbę punktów. Szczególne znaczenie mają m.in. kryteria dotyczące zgodności inwestycji z Mapą Potrzeb Zdrowotnych oraz krajowym lub wojewódzkim planem transformacji czy oceny stopnia ryzyka niewykorzystania inwestycji po jej zakończeniu.
Dlatego potencjalny wynik warto analizować jeszcze w czasie przygotowywania wniosku, a nie dopiero przed jego wysłaniem w systemie. Już na etapie pracy nad poszczególnymi kryteriami trzeba mieć na uwadze, które z nich mają największe znaczenie dla końcowego wyniku oceny.
Istotna jest również samoocena wnioskodawcy. W praktyce spotkaliśmy się z podejściem, zgodnie z którym oceniający nie przyznawali w danym kryterium większej liczby punktów niż liczba punktów wskazana przez samego wnioskodawcę. Tym bardziej warto dokładnie przeanalizować, jaka ocena rzeczywiście wynika z przedstawionych danych i argumentów i czy nie należy wzmocnić argumentacji.
Jeden projekt, różne dokumenty – jak zachować spójność między wnioskiem o dofinansowanie i OCI
Jeżeli pozytywna opinia o celowości inwestycji ma być załącznikiem do wniosku o dofinansowanie przy ubieganiu się o środki finansowe z zewnętrznych źródeł, szczególnego znaczenia nabiera spójność OCI z dokumentacją aplikacyjną.
Nie zawsze obowiązuje przy tym zasada: jeden wniosek o dofinansowanie to jeden IOWISZ. Zakres opinii może być szerszy niż zakres przedsięwzięcia, na które wnioskodawca ubiega się o dofinansowanie. Możliwa jest również sytuacja odwrotna, w której zakres projektu znajduje odzwierciedlenie w więcej niż jednej opinii o celowości inwestycji. Z punktu widzenia instytucji oceniającej dokumentację aplikacyjną kluczowe jest jednak to, aby cały zakres rzeczowy projektu, który wymaga oceny w IOWISZ, został nią objęty. Dlatego przed złożeniem wniosku o dofinansowanie warto zestawić zakres wynikający z OCI z zakresem projektu. Porównaniem należy objąć przede wszystkim roboty budowlane, wyposażenie, aparaturę i inne elementy rzeczowe inwestycji, ale znaczenie ma również spójność podstawowych parametrów.
W niektórych naborach (np. w ramach Funduszu Medycznego, KPO) takie porównanie jest zresztą wymagane wprost. Spotkaliśmy się m.in. z obowiązkiem przedstawienia zestawienia zakresu rzeczowego ujętego w IOWISZ i we wniosku o dofinansowanie w załączniku, którego wzór narzuciła instytucja. IOWISZ nie powinien więc funkcjonować jako odrębny dokument przygotowany wyłącznie na potrzeby uzyskania opinii. Jest jednym z elementów szerszej dokumentacji inwestycji.
Ostatni etap - kontrola spójności
Przed złożeniem wniosku warto spojrzeć na niego jeszcze raz nie przez pryzmat pojedynczych kryteriów, ale jako na całość. Czy te same dane dotyczące świadczeń pojawiają się konsekwentnie w całym dokumencie? Czy liczba urządzeń odpowiada opisanemu zakresowi inwestycji? Czy deklarowane efekty znajdują potwierdzenie w przedstawionych danych? Czy argumentacja zastosowana w jednym kryterium nie pozostaje w sprzeczności z informacjami przedstawionymi w innym miejscu? W rozbudowanym wniosku, zawierającym dodatkowe uzasadnienia w załącznikach, pojedyncze niespójności mogą powstać łatwo, szczególnie gdy informacje pochodzą z kilku źródeł.
Końcowa weryfikacja nie powinna więc ograniczać się do sprawdzenia, czy każde pole zostało wypełnione. Znacznie istotniejsze jest sprawdzenie, czy cały wniosek tworzy logiczny i konsekwentny obraz inwestycji.
IOWISZ to więcej niż formularz
Przygotowanie wniosku o opinię o celowości inwestycji nie sprowadza się więc do udzielenia odpowiedzi na kolejne pytania i zmieszczenia ich w określonym limicie 500 znaków. Wymaga przede wszystkim zrozumienia inwestycji, zebrania właściwych danych, odpowiedniego przełożenia jej zakresu na kryteria oceny oraz punktację. Znaczenie ma również znajomość praktyki oceny i umiejętność przewidzenia kwestii, które mogą wymagać dodatkowego wyjaśnienia.
I właśnie te elementy – mniej widoczne w instrukcji i samym formularzu – w praktyce często przesądzają o tym, czy wniosek jest jedynie formalnie kompletny, czy rzeczywiście dobrze uzasadnia celowość planowanej inwestycji.
Planujesz inwestycję wymagającą uzyskania opinii o celowości?
Jeśli przygotowujesz inwestycję w ochronie zdrowia i potrzebujesz wsparcia w opracowaniu wniosku o wydanie OCI w systemie IOWISZ porozmawiaj z nami o planowanym przedsięwzięciu.