Rodzaje wniosków, zaliczka i refundacja. Rozliczanie i realizacja projektów unijnych w systemie SL2014
Informacja o zakwalifikowaniu projektu do dofinansowania to jedynie początek drogi do uzyskania przyznanych środków pieniężnych. Od Beneficjentów wymaga się spełnienia szeregu czynności, których to zwieńczeniem jest wypłata dofinansowania. Jednym z istotnych aspektów rozliczania i realizacji projektów unijnych są wnioski o płatność.
Wnioski o płatność - definicja
Sama definicja tego pojęcia wskazuje, że jest to dokument, który służy do wnioskowania o środki zaliczkowe, rozliczenia zaliczki czy wypłaty dofinansowania w formie refundacji lub wniosek ten ma formę sprawozdawczą. Celowość oraz rodzaje wniosków o płatność zostały już ściśle określone w przedstawionej definicji. Mnogość instytucji udzielających wsparcia w formie dotacji spowodowała konieczność powstania centralnego systemu teleinformatycznego zwanego powszechnie SL2014.
System SL2014
Ideą powstania tego systemu jest to, by funkcjonował jeden, znormalizowany na poziomie krajowym sposób rozliczania dotacji. Jednakże, praktyka pokazuje, że niektóre regionalne instytucje posiadają własne, dedykowane systemy składania wniosków o płatność.
Rozliczanie projektów unijnych w swojej istocie polega na wyborze wykonawcy zgodnie z odpowiednią procedurą oraz składaniu wniosków o płatność w systemie SL2014, wraz z odpowiednią dokumentacją, w celu uzyskania dofinansowania.
Tylko w ten sposób można otrzymać przypisane do projektu dofinansowanie.
Rodzaje wniosków o płatność
W systemie SL2014 można wyróżnić następujące rodzaje wniosków:
- wniosek o zaliczkę,
- wniosek rozliczający zaliczkę,
- wniosek refundacyjny,
- wniosek sprawozdawczy,
- wniosek końcowy.
Tylko dwa z powyższych wniosków można określić mianem wniosków o płatność (wniosek o zaliczkę i wniosek refundacyjny), gdyż pociągają one za sobą wypłatę dofinansowania dla Beneficjenta. Dlatego też dofinansowanie projektów unijnych może odbywać się poprzez zastosowanie jednej z dwóch form płatności tj. zaliczki lub refundacji.
Wniosek o zaliczkę i wniosek rozliczający zaliczkę
Wniosek o zaliczkę składany jest w sytuacji, gdy Beneficjent chce uzyskać środki na realizację zadania lub zadań w ramach projektu. Wysokość zaliczki uzależniona jest od zapisów zawartych w umowie o dofinansowanie. W przypadku niektórych projektów można wnioskować maksymalnie o zaliczkę o równowartości 40% kosztów kwalifikowanych, w przypadku innych projektów Beneficjenci są zobowiązani do przedstawienia niezapłaconych dokumentów księgowych z odpowiednio długim terminem płatności i wówczas na podstawie tych dokumentów wypłacane są środki pieniężne.
Nieodłącznym wnioskiem, który należy złożyć do instytucji po wydatkowaniu środków zaliczkowych jest wniosek rozliczający zaliczkę. Należy zwrócić uwagę na to, w jakim terminie zobowiązano Beneficjenta do rozliczenia zaliczki. Informacja ta zawarta jest w umowie o dofinansowanie.
Wniosek refundacyjny
W przypadku, gdy Beneficjent sfinansuje zadania budżetowe z własnych środków, to w tej sytuacji należy zawnioskować o refundację poniesionych kosztów. Zwrot środków pieniężnych następuje w oparciu o odpowiednio opisane dokumenty księgowe wraz z dokumentami towarzyszącymi np. protokołami zdawczo-odbiorczymi bądź dokumentami przyjęcia aktywów trwałych do użytkowania.
Wniosek końcowy i sprawozdawczy
Ostatnimi typami wniosków są wnioski sprawozdawcze oraz wniosek końcowy. Pierwszy z nich składany jest w momencie, gdy Beneficjent zobowiązany jest do przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu, drugi zaś wypełniany jest, gdy wniosek o płatność jest ostatnim wnioskiem, rozliczającym projekt.
Zależności między wnioskami
Istnieje możliwość łączenia, a nawet konieczność łączenia niektórych typów wniosków. Beneficjent jednocześnie może złożyć wniosek o zaliczkę i refundację, a także rozliczać poprzednio wypłaconą zaliczkę. Z reguły każdy wniosek składany do instytucji jest wnioskiem sprawozdawczym. Wniosek końcowy jest jednocześnie wnioskiem refundacyjnym, ponieważ zgodnie z zapisami umowy wniosek końcowy musi obejmować rozliczenie 5% bądź 10% kosztów kwalifikowanych całego projektu.
Nie można ubiegać się o zaliczkę i jednocześnie składać wniosek o płatność końcową projektu, bądź złożyć kolejny wniosek po złożeniu wniosku końcowego. W celu wyboru odpowiedniego typu wniosku w systemie należy zaznaczyć odpowiedni checkbox.
Podsumowując
Przed przystąpieniem do procesu rozliczania projektu unijnego należy zapoznać się z umową o dofinansowanie, ponieważ dokument ten reguluje najistotniejsze kwestie m.in. możliwość zaliczkowania, terminy rozliczenia, częstotliwość składania wniosków. W zależności od instytucji pośredniczącej oraz rodzaju projektu powyższe kwestie mogą być odmienne.
Najistotniejszymi kwestiami w przypadku rozliczania projektów unijnych jest wybór wykonawcy według odpowiedniej procedury oraz późniejsze rozliczenie z instytucją pośredniczącą.
Napotkałeś problemy na etapie rozliczania swojego projektu unijnego?
Skontaktuj się z ekspertami Lech Consulting. Wieloletnie doświadczenie naszych ekspertów pozwoli na rozliczenie projektu unijnego zgodnie z właściwą ścieżką audytu.