Dla wielu samorządów i instytucji kultury to moment, w którym pojawia się pytanie: od czego zacząć przygotowanie projektu?
Z naszego doświadczenia wynika, że największe wyzwania nie pojawiają się na etapie wypełniania wniosku, ale znacznie wcześniej czyli przy budowaniu koncepcji.
Kto może aplikować i na co zwrócić uwagę na początku?
Program obejmuje 2 działania. W ramach działania 1: Rewitalizacja i zrównoważone zarządzanie dziedzictwem kulturowym z aktywnym udziałem społeczności lokalnej wsparcie skierowane będzie do jednostek samorządu terytorialnego (dalej: JST), samorządowych instytucji kultury oraz organizacji pozarządowych działających w obszarze kultury. Program koncentruje się na mniejszych i średnich ośrodkach, gdzie dostęp do infrastruktury i oferty kulturalnej jest ograniczony.
W praktyce wiele projektów rozpoczyna się od konkretnej infrastruktury, a więc często obiektu zabytkowego, który wymaga modernizacji lub nowego zagospodarowania. Jednak już na tym etapie pojawia się ważny aspekt formalny: kto zarządza daną infrastrukturą i w jakim modelu będzie realizowany projekt.
W przypadku JST istotne jest, aby projekt był realizowany przez instytucję kultury lub przez samorząd na jej rzecz. Jeśli obiekt pozostaje bezpośrednio w zarządzaniu JST, konieczne może być wcześniejsze uporządkowanie tej kwestii.
Równolegle warto pamiętać, że samo posiadanie dokumentacji technicznej, pozwolenia na budowę czy gotowości inwestycyjnej nie przesądza o sukcesie projektu. W praktyce oznacza to, że nawet projekty z pełną dokumentacją techniczną wymagają dopracowania koncepcji działań, aby realnie wpisać się w założenia programu.
Zakres projektu – inwestycja i działania „miękkie”
Projekty w ramach programu Kultura Funduszy Norweskich mają zawsze charakter zintegrowany. Oznacza to, że obejmują zarówno część infrastrukturalną, jak i działania kulturalno-edukacyjne.
Część inwestycyjna może dotyczyć renowacji i adaptacji istniejących obiektów, konserwacji i digitalizacji zabytków ruchomych czy zakupu wyposażenia. Kluczowe jest jednak to, że wszystkie te elementy muszą bezpośrednio służyć realizacji celów projektu.
Równolegle obowiązkowym komponentem każdego projektu są działania „miękkie”, obejmujące m.in. aktywizację społeczności lokalnych, działania edukacyjne, rozwój partnerstw czy promocję dziedzictwa kulturowego. To właśnie one nadają projektowi sens i wpływ społeczny i pokazują jak infrastruktura zostanie wykorzystana.
W praktyce oznacza to, że nie jest to konkurs na remont obiektu, ale na projekt społeczno-kulturowy wykorzystujący infrastrukturę doinwestowaną w ramach projektu.
Konstrukcja budżetu – nie tylko liczby
Budżet projektu jest jednym z najważniejszych elementów jego oceny, ponieważ odzwierciedla sposób myślenia o projekcie.
W ramach Działania 1 obowiązuje wyraźna proporcja: do 75% kosztów kwalifikowalnych może być przeznaczone na infrastrukturę i wyposażenie, natomiast co najmniej 25% musi stanowić komponent działań „miękkich”.
W praktyce wiele projektów powstaje według schematu: najpierw dokumentacja techniczna i kosztorys inwestycji, a dopiero później próba dopasowania działań programowych. Takie podejście często prowadzi do niespójności.
Najlepsze projekty to te, w których już na etapie planowania infrastruktury wiadomo, jak będzie ona wykorzystywana, a więc jakie funkcje będą pełnić poszczególne przestrzenie/pomieszczenia, jakie działania będą realizowane i jak zostanie zapewniona dostępność dla różnych grup odbiorców.
Istotne jest również odpowiednie przygotowanie wycen. Koszty powinny być aktualne, rynkowe i możliwe do udokumentowania. Roboty budowalne czy prace konserwatorskie muszą być skosztorysowane lub objęte wyceną prac konserwatorskich. W przypadku wydatków nieobjętych kosztorysem inwestorskim konieczne będzie przeprowadzenie analizy rynku, a więc zebranie ofert od potencjalnych oferentów bądź wycen dostępnych na stronach internetowych, które potwierdzą ich racjonalność.
W przypadku analiz rynku ważnym jest aby przeprowadzone zostały dla każdej z pozycji budżetowych – zwykle cena ostateczna jest ustalana jako średnia z zebranych ofert. Ważne by dla każdego wydatku zbierać wyceny wraz z datami ich otrzymania lub pobrania ze stron internetowych, by móc udowodnić ich aktualność.
Punktacja – czyli gdzie rozstrzyga się konkurs
Nabory w obszarze kultury cieszą się bardzo dużym zainteresowaniem, co przekłada się na wysoką konkurencję. W praktyce oznacza to, że o dofinansowaniu decydują często detale: jakość koncepcji, spójność projektu, realne zaangażowanie społeczności oraz atrakcyjność oferty.
Projekt powinien być budowany nie tylko pod kątem spełnienia wymagań formalnych, ale również maksymalizacji możliwej liczby punktów.
Warto jednak pamiętać, że maksymalizacja punktów powinna być przemyślana. Niektóre elementy wpływają na późniejsze zobowiązania i wskaźniki, z których trzeba będzie się rozliczyć.
Zgodnie z założeniami Programu preferowane będą projekty:
- polegające na odrestaurowaniu i rewitalizacji obiektów wpisanych do rejestru zabytków,
- przekształcające nieużywane lub niedostatecznie wykorzystywane przestrzenie na potrzeby społeczności lokalnych,
- stosujące partycypacyjne modele zarządzania, angażujące lokalnych interesariuszy na wszystkich etapach przygotowania i realizacji projektu,
- nawiązujące wartościowe partnerstwa z innymi instytucjami i interesariuszami,
- realizujące zrównoważone podejście do rewitalizacji dziedzictwa materialnego, ruchomego i niematerialnego, wzmacniając tożsamość lokalną, pamięć i poczucie przynależności do miejsca,
- opracowujące długoterminowe plany zarządzania zgodne z celami zrównoważonego rozwoju,
- wdrażane na obszarach tracących funkcje społeczno-ekonomiczne.
Oferta kulturalno-edukacyjna – fundament projektu
Jednym z najważniejszych elementów projektu jest oferta kulturalno-edukacyjna, czyli realny plan tego, co będzie działo się w danej przestrzeni po zakończeniu inwestycji. To ona decyduje o tym, czy infrastruktura będzie wykorzystywana i chętnie odwiedzana, czy projekt będzie miał realny wpływ społeczny i czy przyciągnie odbiorców.
Oferta powinna być konkretna i dobrze przemyślana. Warto określić planowane działania, ich formę (np. spotkanie, warsztat, prelekcja, wykład itd.), grupy odbiorców oraz skalę oddziaływania. Im bardziej precyzyjnie zostanie przygotowana, tym łatwiej będzie ją zarówno ocenić, jak i wdrożyć.
Istotne jest również jej zróżnicowanie zarówno pod względem tematyki, jak i form uczestnictwa. Coraz większe znaczenie mają także działania online i hybrydowe, które zwiększają dostępność i zasięg projektu. Pozwala to budować szerszy zasięg oddziaływania i dotarcia do różnorodnych grup odbiorców, w tym zagrożonych wykluczeniem społecznym, ekonomicznym czy cyfrowym.
Partycypacja społeczna – projekt musi mieć odbiorców
Jednym z kluczowych elementów przygotowania projektu jest potwierdzenie, że odpowiada on na rzeczywiste potrzeby.
W praktyce oznacza to konieczność przeprowadzenia badania zapotrzebowania na projekt np. w formie ankiet, warsztatów czy konsultacji społecznych, które służą do stworzenia raportu. Nie chodzi tu wyłącznie o ogólne dane statystyczne, ale o realną opinię potencjalnych odbiorców.
Takie badanie pozwala określić nie tylko zasadność realizacji projektu, ale również potencjalną liczbę użytkowników i atrakcyjność planowanej oferty, ma również wpływ na wskaźniki projektu oraz uzasadnienie konieczności jego wsparcia.
To proces, który wymaga czasu, dlatego warto zaplanować go odpowiednio wcześnie. Tutaj warto jeszcze nadmienić, że wykonawcą badania zapotrzebowania społecznego na projekt zwykle powinna być przez firma zewnętrzna zajmująca się badaniem rynku i opinii publicznej.
Partnerstwo – dodatkowa wartość projektu
Choć partnerstwo nie jest obowiązkowe, w praktyce może znacząco zwiększyć wartość punktową projektu.
Współpraca z partnerami – zarówno z Polski, jak i z Państw Darczyńców – pozwala rozszerzyć zakres działań, zwiększyć liczbę odbiorców oraz wprowadzić nowe kompetencje i doświadczenia.
Partnerem w projekcie mogą być:
- podmioty z Państw Darczyńców - każdy podmiot publiczny lub prywatny – zarówno komercyjny, jak i niekomercyjny, a także organizacja pozarządowa posiadająca osobowość prawną w jednym z tych państw,
- podmioty z Polski, innych Państw-Beneficjentów oraz Ukrainy, w tym:
- jednostki samorządu terytorialnego działające na rzecz samorządowych instytucji kultury,
- samorządowe instytucje kultury,
- organizacje pozarządowe prowadzące działalność w sektorze kultury,
- państwowe i współprowadzone instytucje kultury,
- szkoły i uczelnie.
Warunkiem jest jednak realny udział Partnera w projekcie. Jego rola powinna być jasno określona i odzwierciedlona w planie działań oraz budżecie.
Budowanie partnerstwa to proces wymagający czasu, dlatego warto rozpocząć go z odpowiednim wyprzedzeniem.
Kiedy zacząć przygotowania?
Choć nabór dopiero przed nami, to właśnie teraz jest najlepszy moment na rozpoczęcie przygotowań.
Dobrze zaplanowany projekt to nie tylko dokumentacja i kosztorys, ale przede wszystkim spójna koncepcja, realna oferta i przemyślana struktura działań.
Wczesne przygotowanie pozwala zwiększyć szanse na stworzenie projektu, który nie tylko spełni wymagania formalne, ale będzie rzeczywiście konkurencyjny.
Chcesz dowiedzieć się, jak możemy Ci pomóc?
