0 ogólnych zasadach konkursu pisaliśmy - TUTAJ
Z poniższego artykułu dowiesz się jak przygotować się do kolejnej rundy i dobrze przygotować projekt.
Wielu przedsiębiorców wychodzi z prostego założenia: „potrzebujemy cyfryzacji”. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba przełożyć ten kierunek na spójny projekt, który zawiera: cel, zakres, technologię, wskaźniki i harmonogram – tak, żeby jednocześnie odpowiadał realnym potrzebom firmy i mieścił się w definicji transformacji cyfrowej wymaganej w konkursie oraz ostatecznie otrzymał wsparcie.
W praktyce wygrywa nie ten, kto ma „najlepszy system”, ale ten, kto potrafi udowodnić: co dokładnie zmieni się w procesie, dlaczego jest to transformacja (a nie informatyzacja „dla wygody”), i jak to pokaże na danych w rozliczeniu.
I. Punkt wyjścia: dojrzałość cyfrowa i kluczowe obszary transformacji
Transformacja cyfrowa w konkursach nie jest dowolną informatyzacją. To wdrożenie technologii cyfrowej, które ma prowadzić do wzrostu dojrzałości cyfrowej i dotyczyć konkretnych obszarów, np.:
- produktywność i wydajność,
- bezpieczeństwo pracy i jakość,
- obniżenie kosztów i ograniczenie błędów,
- energochłonność i lepsze wykorzystanie zasobów,
- relacje z klientami i przewidywalność realizacji.
Wniosek: zanim zaczniesz myśleć o „systemie”, odpowiedz na pytanie: jaki obszar firmy ma się realnie zmienić i co dziś blokuje tę zmianę.
II. Jak podejść do problemu
Najlepiej działa podejście warsztatowe, które pomoże zdefiniować problemy w przedsiębiorstwie.
Krok 1: Diagnoza procesu – gdzie jest największy ból i koszt
Zbierz w jednym miejscu (na jednej stronie) odpowiedzi:
- gdzie tracimy czas (ręczne przepisywanie danych, dublowanie pracy),
- gdzie są błędy (niespójne stany magazynowe, nieaktualne statusy zleceń),
- gdzie są wąskie gardła (planowanie, kompletacja),
- gdzie są ryzyka jakości i bezpieczeństwa (brak śledzenia partii, brak kontroli parametrów, nieczytelne instrukcje).
Pro tip: nie pisz ogólnie np.: „brak automatyzacji”. Pisz: kto, co robi ręcznie, jak często, jaki jest skutek (czas/błąd/koszt).
Krok 2: Wybór obszaru transformacji – nie wszystko naraz
W konkursach źle wyglądają projekty na całe przedsiębiorstwo bez priorytetu. Lepiej pokazać i wybrać 1–2 kluczowe obszary, np.:
- produkcja + magazyn,
- utrzymanie ruchu + planowanie,
- obsługa zamówień + kontrola jakości.
Zasada praktyczna: jeśli w 2 zdaniach nie umiesz powiedzieć, jaki proces jest rdzeniem projektu, to wniosek będzie niespójny.
Krok 3: Uzasadnienie doboru technologii
Najczęstsza pułapka to opis technologii wprost z oferty handlowej. W projekcie grantowym liczy się następująca logika:
- dlaczego ta technologia rozwiązuje konkretny problem procesu,
- dlaczego bez niej nie osiągniesz celu (albo osiągniesz go dużo gorzej),
- jakie funkcje są krytyczne (np. integracje, rejestracja danych w czasie rzeczywistym, śledzenie partii, dashboardy KPI).
Krok 4: Wskaźniki i rezultat – czyli jak to pokazać na danych
Wskaźniki muszą być:
- mierzalne,
- możliwe do wykazania dokumentami/danymi,
- powiązane z zadaniami i harmonogramem projektu.
Dobre przykłady:
- skrócenie czasu obiegu informacji o zleceniu,
- spadek liczby błędów w kompletacji,
- wzrost terminowości realizacji,
- skrócenie przestojów dzięki lepszej informacji o awariach i częściach,
- zwiększenie przejrzystości statusów (monitoring w czasie rzeczywistym).
III. Case study: firma produkcyjna z rosnącą liczbą zleceń
Sytuacja „przed”: ręczne raportowanie, bazowanie na arkuszach, brak spójnego obiegu informacji między produkcją a magazynem, niska przejrzystość postępu zleceń.
Cel projektu: uspójnić dane o zleceniach, stanach i statusach operacji, skrócić czas reakcji, ograniczyć liczbę błędów i przestojów.
Co zrobiliśmy:
- spisaliśmy proces „as-is” w 12–15 punktach (kto/co/kiedy),
- oznaczyliśmy 3 krytyczne miejsca strat (czas, błąd, przestój),
- opisaliśmy „to-be” – jak proces ma wyglądać po wdrożeniu,
- dopasowaliśmy technologię i funkcje do tych 3 miejsc,
- zdefiniowaliśmy 4 wskaźniki i ich źródła danych.
Efekt: opis projektu przestał być zakupem systemu, a stał się historią o zmianie procesu.
IV. Co jest kluczowe we wniosku (czyli jak przygotować się do oceny i rozliczyć projekt)
W praktyce należy trzymać się poniższych zasad:
a) opisuj proces i problem, a nie sam zakup – oceniający musi zobaczyć dlaczego to wdrożenie jest potrzebne i jaki ma dać efekt.
b) pokaż logikę wdrożenia (etapy i ryzyka) – projekt powinien mieć sensowny horyzont: analiza → konfiguracja → integracje → testy → uruchomienie → szkolenia.
Dzięki temu później będzie łatwiej powiązać harmonogram, koszty i wskaźniki.
c) zaplanuj dowody realizacji – warto wskazać, czym udowodnisz wykonanie: raporty, logi, protokoły odbioru, dokumentacja powdrożeniowa, listy obecności ze szkoleń.
V. Najczęstszy błąd, który może „zepsuć” projekt
Zbyt ogólny opis w stylu: „wdrożymy system, żeby w firmie było lepiej” to klasyczny błąd, który nie pokazuje problemu, jak i mechanizmu zmiany, a także mierzalnego efektu. Dla oceniających taka deklaracja jest nieweryfikowalna: nie wiadomo co dokładnie ma się zmienić, w którym procesie, jakim narzędziem, w jakim czasie i na jakiej podstawie uznasz, że projekt zakończył się sukcesem.
Reasumując to w konkursie Dig.IT – transformacja cyfrowa liczy się konkret, czyli:
- co wdrażasz (jakie funkcje/komponenty i do czego służą),
- gdzie w organizacji to zadziała (który proces, dział, stanowiska, lokalizacja),
- po co (jaki problem procesowy rozwiązujesz: czas, błędy, przestoje, jakość, bezpieczeństwo, koszty),
- oraz jakimi danymi to udowodnisz – nie opinią, tylko materiałem dowodowym (raporty z systemu, logi, protokoły odbioru, porównanie stanu „przed i po”, zestawienia KPI, dokumentacja powdrożeniowa, potwierdzenia szkoleń).
To podejście jest szczególnie ważne na końcu projektu i w okresie jego trwałości, kiedy trzeba wykazać, że rezultaty nie były jednorazowe, tylko realnie działają w firmie i są utrzymane w praktyce, a nie tylko zainstalowane.
W najbliższych miesiącach ogłoszony będzie kolejny nabór w ramach dig.it.
O samym konkursie, zasadach i korzyściach pisaliśmy -> TUTAJ
W pierwszej rundzie wiele przedsiębiorstw nie kwalifikowało się ze względu na wymagane wskaźniki finansowe (o czym też piszemy na ww. blogu). Wszyscy jednak liczą, że kolejna runda dopuści szersze grono firm do tego narzędzia wspierania biznesu.
Jeśli interesujesz się konkursem, chcesz się do niego odpowiednio przygotować i nic nie przeoczyć -> skontaktuj się z nami.
