Wprowadzenie

Nowa perspektywa finansowa 2021-2027, to nie tylko nowe możliwości rozwoju i pozyskania środków na wprowadzenie ważnych inwestycji, ale także nowe wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków, w tym aktualizacja zapisów dotyczących postępowań ofertowych. 

Rozpoczynając realizację projektu, należy pamiętać o konieczności przeprowadzania właściwych procedur wyboru wykonawcy, bez względu na to, czy realizacja projektu rozpoczyna się przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, czy też po jej zawarciu. 

W tym poście zostaną opisane najważniejsze zapisy związane z procedurą wyboru wykonawców, zawarte w najnowszych wytycznych w zakresie kwalifikowalności dla nowej perspektywy finansowej na lata 2021 – 2027. 

Przygotowanie do przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy – pierwszy krok 

Przygotowując się do przeprowadzenia procedury zamówienia, w pierwszej kolejności należy przeprowadzić szacowanie wartości zamówienia i ustalić czy zadania założone w projekcie mogą być zrealizowane np. przez jednego Wykonawcę. Zweryfikować to należy poprzez analizę spełnienia łącznie 3 przesłanek: 

• usługi, dostawy oraz roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie (tożsamość przedmiotowa), 
• możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie (tożsamość czasowa), 
• możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego Wykonawcę  (tożsamość podmiotowa). 

Na podstawie przeprowadzonego szacowania wartości zamówienia, należy wybrać odpowiednią procedurę wyboru wykonawcy. 
Ważne: nie należy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości, aby uniknąć stosowania wyżej procedury. Działanie takie skutkuje nałożeniem korekty finansowej, w wysokości 25% kwoty kwalifikowanej. 

Zasada konkurencyjności  - zamówienia od 50 tys. zł netto

Podstawowe elementy zasady konkurencyjności:

1.    Publikacja zapytania ofertowego w portalu Baza Konkurencyjności 
2.    Przedmiot zamówienia – należy opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, zapewniający uczciwą konkurencję oraz nie wskazujący produktów lub usług konkretnego Wykonawcy. 
3.    Termin składania ofert

• min. 7 dni kalendarzowych – dla dostaw i usług 
• min. 14 dni kalendarzowych dla robót budowlanych  
• w przypadku zamówień o wartości równoważnej lub przekraczającej 750 000 euro (dot. dostaw i usług), 5 382 000 euro (dot. robót budowlanych) termin składania ofert wynosi min. 30 dni kalendarzowych. 

4.    Termin realizacji zamówienia – zamawiający jest zobowiązany do wskazania w zapytaniu ofertowym założonego terminu realizacji.
5.    Kryteria oceny ofert – należy formułować w sposób zapewniający uczciwą konkurencję oraz równe traktowanie oferentów. Kryteria oceny ofert nie mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej oraz doświadczenia. 
6.    Powiązania osobowe lub kapitałowe – zapytanie musi zawierać informację o spełnieniu braku powiązań, wskazanych w Wytycznych. 
7.    Warunki udziału postępowania – warunki udziału oraz sposób ich oceny muszą być związane z przedmiotem zamówienia. Nie można wskazywać warunków przewyższających wymagania wystarczające do należytego wykonania zamówienia.  
8.    Kody CPV – zapytanie ofertowe musi zawierać kody CPV odpowiadające przedmiotowi zamówienia. 
9.    Możliwość dzielenia zamówienia na części. 
10.  Warunki zmiany umowy – w treści zapytania ofertowego należy wskazać warunki zmiany umowy (o ile przewiduje się możliwość wprowadzenia zmian).
11.  Po zakończeniu terminu składnia ofert, Zamawiający ocenia złożone oferty oraz przygotowuje protokół z wyboru ofert. 
12.  Wyniki postępowania należy opublikować w Bazie Konkurencyjności. 
13.  Procedura wyboru wykonawcy musi zakończyć się podpisaniem umowy, której warunki są zgodne z zapisami zapytania ofertowe oraz ofertą wybranego wykonawcy. 

Najważniejsze zmiany wprowadzone w zasadzie konkurencyjności 

1.    Komunikacja w postępowaniu, (w tym ogłoszenie postępowania, składanie ofert, wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcą, przekazywanie dokumentów i oświadczeń), możliwa jest tylko i wyłącznie za pomocą portalu Baza Konkurencyjności – brak możliwości składania ofert mailowo lub osobiście. 
2.    W wyjątkowych sytuacjach np. koniecznym użycie jest formatów plików, które nie są obsługiwane za pomocą Bazy Konkurencyjności, możliwym jest zmianę sposobu komunikacji, ale tylko i wyłącznie w zakresie, w którym nie ma możliwości komunikacji za pomocą Bazy Konkurencyjności. 
3.    Możliwość zastosowania w warunkach udziału:

• dot. sytuacji ekonomicznej lub finansowej – posiadania minimalnego rocznego przychodu, w tym minimalnego rocznego przychodu w zakresie przedmiotu zamówienia. Wymagany przychów nie powinien przekraczać dwukrotności szacunkowej wartości zamówienia. 
• dot. zdolności technicznej lub zawodowej – spełnienia wymagań odpowiednich norm zarządzania jakością, dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz systemów lub norm zarządzania środowiskowego.

4.    Wskazanie zapisów dot. rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia tj. różniąca się o więcej niż 30 % od średniej arytmetycznej cen wszystkich ważnych ofert. 
5.    Dodatkowe zapisy w zakresie protokołu z wyboru ofert:

• Uzasadnienie rezygnacji z dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych (jeśli dotyczy),
• Imiona i nazwiska osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu. 

Podsumowanie

Właściwe przeprowadzenie procedur wyboru wykonawcy, jest jednym z najważniejszych elementów skutecznego rozliczenia projektu i uzyskania 100% założonego dofinansowania. Opis przedstawiony w niniejszym blogu, stanowi jedynie namiastkę wytycznych i jej najważniejsze elementy. Przygotowując się do rozpoczęcia procedur, należy zapoznać się z zapisami Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, które szczegółowo opisują procedurę wyboru wykonawców.