Umowa o dofinasowanie – i co potem?

Podpisanie Umowy o dofinansowanie to bardzo ważny moment dla każdego Beneficjenta. Poza potwierdzeniem faktu, że projekt spełnił wszystkie kryteria i okazał się jednym z najlepszych wśród konkurencji, Beneficjent otrzymuje dokument, który potwierdza, iż spełnienie wszystkich wymogów dotyczących  ponoszenia kosztów i realizacji projektu będzie wiązało się z wpływem dofinansowania na konta Beneficjenta. Podpisanie umowy o dofinansowanie to również moment, w którym przedsięwzięcie wchodzi w kolejny etap realizacji. Etap, w którym poza rzeczową realizacją projektu musimy spełnić wiele wymagań formalnych i proceduralnych związanych z ponoszeniem kosztów, tak aby przyznane dofinansowanie nie zostało uszczuplone o nałożone przez Instytucje Zarządzającą pomniejszenia kwoty dofinansowania https://lc.net.pl/blog/naduzycia-finansowe-w-projektach-ue.

 

Niespełnienie wszystkich wymogów i procedur może wiązać się nie tylko ze zmniejszeniem kwoty przyznanego dofinansowania, ale nawet z koniecznością jej zwrotu w całości, dlatego bardzo ważne jest wsparcie doświadczonych specjalistów, aby przejście wszystkich formalności nie wiązało się ze stresem, nieprzyjemnościami, a przede wszystkim z utratą dofinansowania.

 

Wsparcie doradców z wieloletnim doświadczeniem w rozliczaniu dotacji

W Lech Consulting od samego początku nie tylko pozyskujemy dofinansowanie, ale także pomagamy Naszym klientom w przejściu przez procedury związane z rozliczaniem projektu, jego zakończeniem, a także okresem trwałości. Zakres współpracy przy rozliczaniu projektu dobieramy do Twoich potrzeb oraz możliwości kadrowo-organizacyjnych. 

Dwa pakiety usługi rozliczania – Podstawowy i Rozszerzony, sprawiają, iż nie tylko otrzymujesz wsparcie i wiedzę ekspertów z doświadczeniem  w zarządzaniu projektami, ale także szanse na sprawne i bezstresowe przejście przez wszystkie zawiłości formalne rozliczania dofinansowania i realizacji projektu. 

Jeśli w Twoim zespole posiadasz osoby, które będą odpowiedzialne nie tylko za kwestie merytoryczne projektu, ale także mają wiedzę dotyczącą zasad realizacji umów o dofinansowanie, a zakres współpracy z Lech Consulting będzie skupiał się w większości na przygotowywaniu wniosków o płatność, odpowiednim pakietem dla Ciebie będzie Pakiet Podstawowy.

W skład Pakietu Podstawowego wchodzą:

 

•   skompletowanie  dokumentów niezbędnych do zawarcia umowy o dofinansowanie,
•   przygotowanie i przekazanie instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji projektowej,
•   przygotowanie wzorów oznakowania dla projektu (promocja projektu),
•   obsługa projektu w systemie teleinformatycznym - CST 2021, 
•   przygotowanie wniosków o płatność oraz wniosków sprawozdawczych,
•   przygotowanie informacji oraz projektów opisów dokumentów księgowych,
•   przygotowanie wniosków o wprowadzenie ewentualnych zmian do harmonogramów. 

Doradca Lech Consulting będzie wspierał Cię w sprawnym i terminowym rozliczaniu projektu, które zapewni, że środki finansowe będą wpływały na Twoje konto bankowe. Do wszystkich dokumentów księgowych otrzymasz przygotowany indywidualnie opis zgodny z wymaganiami danego konkursu. Otrzymasz wszystkie początkowe informacje niezbędne do wdrożenia procedur związanych z realizacją projektu, a także wsparcie w realizacji obowiązków informacyjno-promocyjnych projektu. Nie będziesz musiał się także martwić o obsługę projektu w systemie teleinformatycznym dedykowanym do rozliczania projektu i kontaktu z instytucją przekazującą dofinansowanie. 

Rozumiemy też, że realizacja i wdrażanie projektu to także wielkie obciążenie dla zasobów przedsiębiorstwa, a dodatkowe obowiązki wynikające z realizacji projektu nie zawsze są do pogodzenia z zakresem obowiązków Twoich pracowników. Z myślą o takich Beneficjentach przygotowaliśmy Pakiet Rozszerzony. W tym pakiecie poza wsparciem w składaniu wniosków o płatność otrzymujesz doradcę, który nie tylko będzie dbał o poprawność rozliczania projektu, ale będzie także członkiem Twojego zespołu, który monitorować będzie cały proces realizacji projektu, ponoszonych kosztów, typował słabe punkty i zagrożenia realizacji projektu.

W Pakiecie Rozszerzonym otrzymasz nie tylko bieżące doradztwo, ale także pomoc w planowaniu działań i opracowywaniu prac zastępczych w przypadku poślizgu lub niepowodzeń w toku realizacji. Pakiet Rozszerzony poza zakresem z Pakietu Podstawowego zawiera dodatkowo: 

 

• bieżący monitoring realizacji projektu (odstępstwa od wniosku i umowy o dofinansowanie, przesunięcia pomiędzy wydatkami),
• weryfikację pod kątem formalnym treści raportów z realizacji etapów/kamieni milowych,
• monitorowanie założonych wskaźników produktu i rezultatu oraz wsparcie w procesie ich udokumentowani,
• bieżący kontakt z Instytucją Finansującą (system teleinformatyczny, kontakt telefoniczny, e'mail),
• wsparcie w przygotowaniu projektu do kontroli,

a przede wszystkim:

• przeprowadzenie procedur zakupowych (postępowania ofertowe na zakup materiałów i usług oraz na pozyskanie personelu projektu).

Procedury zakupowe – największe zagrożenia w trakcie realizacji 

To właśnie procedury zakupowe poza formalną kwestią realizacji i rozliczania projektu jednymi z najbardziej zagrożonych popełnieniem błędów skutkujących korektą otrzymanego dofinansowania, są procedury związane z zakupami w ramach projektu https://lc.net.pl/blog/korekta-finansowa-za-naruszenie-zasady-konkurencyjnosci-czy-mozna-ja-obronic-tak. Nasi eksperci dzięki setkom przeprowadzonych postępowań ofertowych zgodnych z wytycznymi kwalifikowalności posiadają unikatową wiedzę popartą praktycznym doświadczeniem w prowadzeniu procedur zakupowych. Nasi doradcy w ramach Pakietu Rozszerzonego wesprą Cię w przeprowadzeniu procedur zakupowych zgodnych z zasadą konkurencyjności opisaną w rozdziale 3.2 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, jak i tych wydatków, dla których tej procedury się nie stosuje https://lc.net.pl/blog/postepowanie-ofertowe-w-nowej-perspektywie.

 

Zielone zamówienia - nowość w perspektywie 2021-2027

Zgodnie z projektami umów o dofinansowanie (miedzy innymi Ścieżki SMART i Kredytu Technologicznego) Beneficjenci dotacji zobowiązani są do zakupu infrastruktury zgodnie z kryteriami zielonych zamówień publicznych, w tym z uwzględnieniem na etapie zakupu lub procedury udzielenia zamówienia parametrów związanych ze zużyciem energii, oczywiście o ile jest to możliwe. Brak jasnych i klarownych wytycznych które określałyby zakres stosowania „zielonych” zapisów w opisach przedmiotu zamówienia, kryteriach wyboru jak i warunkach uczestnictwa w postępowaniu sprawia, iż aspekt ten będzie jednym z najtrudniejszym warunkiem do spełnienia.  To właśnie w tym obszarze potrzebna będzie specjalistyczna wiedza która łączyć będzie aspekty środowiskowe wraz z zapisami wytycznymi w zakresie zasady konkurencyjności.  Więcej o „zielonych” zamówieniach przeczytasz już w krótce na naszym blogu. 

Powierz swój projekt specjalistom 

Jeśli chcesz zyskać spokój w trakcie rozliczania projektu, mieć dostęp do unikatowej wiedzy popartej ponad 19-letnim doświadczeniem w branży funduszy unijnych, a przede wszystkim mieć pewność że Twój projekt jest w dobrych rękach, skontaktuj się na nami już dziś.

Zapoznaj się z zakresami naszych usług dotyczących rozliczania i skontaktuj się z nami już teraz.